L’analisi AS-IS, che deriva dall’inglese e significa “così com’è”, si basa sulla definizione, documentazione e misurazione di una situazione prima di un cambiamento programmato. Per adeguarsi al GDPR verranno richieste informazioni su eventuali contratti, sito web, social media e politiche di marketing, verificando se siano necessarie nomine di Responsabili.
L’analisi TO-BE, altro termine che deriva dall’inglese e significa “come sarà”, ha come obiettivo di determinare, date le caratteristiche specifiche dei processi e dei trattamenti aziendali, come questi dovranno funzionare per essere “GDPR compliant” (conformi).
L’analisi dei gap (cioè degli scostamenti e delle variazioni) si fa per capire quanto la situazione reale sia lontana da quella ideale, consentendo di ridefinire i processi in maniera conforme alle indicazioni normative. Rappresenta la base per la valutazione dei rischi (risk assessment) che tutti devono effettuare per minimizzare i rischi e rendere l’azienda compliant.
Viene sottoposta la lista degli interventi da effettuare al Committente e si definiscono insieme gradualità e qualità delle misure tecniche ed organizzative adeguate, tenendo conto di tutti i parametri identificati dall’Art.25 c.1 e 2 del Regolamento e nella salvaguardia della Responsabilità del Titolare come indicato all’art.24 dello stesso.
La fase di adeguamento è sicuramente la più delicata: ci si troverà a relazionarsi con realtà esterne (fornitori di beni e servizi) e risorse umane interne. Saremo al fianco del Committente relazionandoci, se richiesto, con le realtà esterne e predisponendo uno specifico piano di formazione (peraltro obbligatorio) per le risorse interne. Al momento di adeguarsi al GDPR in maniera definitiva, verranno inoltre effettuati controlli di conformità su eventuali contratti, sito web, social media e politiche di marketing, con conseguenti eventuali nomine di Responsabili, ove necessario.
Con la predisposizione ed il rilascio dei Registri previsti dal Regolamento; i regolamenti interni; le nomine, i contratti revisionati ed eventuali DPA (Data Protection Agreement), si conclude il percorso di adeguamento al Regolamento UE.